Nieuws

Het doel heiligt de middelen!
Kwaliteit staat in onze branche op ongeveer hetzelfde niveau als veiligheid. Er moet eerst iets gebeuren, voor het onze onverdeelde aandacht krijgt. Als het dan zover is, maken we het meteen gróóts. Denk aan het bombarderen tot een concreet doel of, nog mooier, een financiële incentive voor de groep die deze problemen het best weet op te lossen. Denk maar eens aan de implementatie van Lean of Agile werken om faalkosten terug te dringen als gevolg van dalende resultaten. Dit soort paniekvoetbal (ook al doen we het weloverwogen en trekken we er jaren en miljoenen voor uit) is wat ons betreft gedoemd te mislukken. Het is gebleken dat: we de gestelde doelen niet halen, medewerkers afhaken of we na een paar jaar weer terug bij af zijn. Wat werkt wel? Hoe verhoog je de veiligheid en de kwaliteit op je projecten structureel? Hoe verlaag je faalkosten? Hoe verander je dit constructief? Wij leggen je graag onze inzichten voor.

If you focus on the problem, you’ll never find the solution!

Wees mensgericht en cultuurbewust.
Benader je uitdaging als een ‘gewenste uitkomst’. Definieer je visie (gebaseerd op the big picture, en niet alleen één specifiek onderdeel) en bedenk wat je wél wilt. Onderzoek wat je nu allemaal doet dat aan die visie en de gewenste uitkomsten bijdraagt. En wat niet natuurlijk. Wat doe je ‘te veel’ en wat ‘te weinig’? Met andere woorden, voer een goede SWOT- en gapanalyse uit vóórdat je drastisch gaat ‘sleutelen’. Vervolgens stel je een concreet veranderplan op waarbij het model van Knoster veel houvast biedt. Last but not least: ‘Culture eats strategy for breakfast’ dus vergeet vooral het aspect ‘mens’ niet 😊. 

Hoe ziet dat er dan uit?
Enkele weken geleden hebben wij jullie meegenomen in de PRO6-visie op projectbeheersing anno 2020. Hierin staan de beheersaspecten tijd en kwaliteit centraal en draait alles om ‘fun, focus en simplicity’, het verhogen van het werkplezier via doelgerichte eenvoud. Maar wat betekent dit nu concreet? Wat doen we dan precies en wat doen we anders dan anderen? In dit blog gaan we dieper in op het aspect kwaliteit. Hiervoor gebruiken we de huidige opdracht van David Becking als voorbeeld.

In december van 2019 kregen we uit ons netwerk een ‘recovery-vraag’. Of wij met spoed ondersteuning konden leveren voor een slecht lopend D&C project. Na enkele overleggen zijn afspraken gemaakt voor de inzet van een projectmanager, een manager projectbeheersing en een systems engineer. Het doel was om met een minimale inzet dit project binnen korte tijd weer goed op de rit te krijgen en weer terug aan te organisatie te geven. Inmiddels vervullen we niet alleen de nodige inhoudelijk projecttaken maar zijn we ook o.a. met een totaal vernieuwd integraal en bedrijfsbreed QA/QC proces bezig.

knoster

Hadden we deze uitdaging dan zo verkeerd ingeschat?
Zo zouden we het niet willen stellen. We bevinden ons nu eenmaal in een werkveld waar de ‘doeners’ het vooralsnog voor het zeggen hebben. Daar is niets mis mee, het levert alleen regelmatig leuke verrassingen op. In de eerste gesprekken in december 2019 was de directe behoefte concreet, maar de achterliggende oorzaken nog niet helemaal. Deze oorzaken kwamen gaandeweg steeds meer boven tafel en werden steeds duidelijker. Gelukkig herkende en erkende onze opdrachtgever de ‘oorzaken’ die we blootlegden en was de directe meerwaarde van onze aanpak in de projecten duidelijk. Het project waar we mee begonnen ging binnen 2 weken van een ‘rode kaart’ naar complimenten voor de beheersing met voorspelbaarheid van uitkomsten.

We kwamen niet om te adviseren hoe deze opdrachtgever het zelf anders moest doen, maar toonden het hem door het goede voorbeeld te geven. We formuleerden een heldere visie (via een project startup, PSU) en richtten processen en systemen in om daar doelgericht en planmatig naartoe te werken. Parallel daaraan nemen we de mensen geleidelijk mee in deze verandering middels workshops, trainingen en zelfs een reeks instructiefilmpjes die te allen tijde geraadpleegd kunnen worden.    

En zo evolueerde deze opdracht steeds meer van projectmanagement naar programma-/verandermanagement. Dat dit een hele mooie opdracht was, die nog mooier is geworden neemt niet weg dat wij van ‘De Brandweer’ zijn. Ons doel als PRO6 managers is onszelf zo snel mogelijk weer overbodig maken. We helpen deze opdrachtgever uit de brand en verhogen gelijk hun eigen ‘bluscapaciteiten’. Waarbij we de ene keer klein beginnen en groot eindigen en de andere keer groots van start gaan, maar het is praktijk best mee blijkt te vallen.  Projectmanagement blijkt nu eenmaal een maatpak waarbij ‘one size fits none’ van toepassing is.

Hoe doen wij dit in de praktijk?
De sleutel zit in de mensgerichte aanpak. Wij zijn eerst op alle fronten gesprekken aangegaan, hebben (nieuwe) relaties opgebouwd en onderzocht waar wrijving en/of spanning zit. Erkenning van de beleving van de ander en herkenning van de problematiek scheelt een heleboel strijd. Parallel hieraan zijn we duidelijkheid gaan verschaffen: helderheid in taak- en rolverdeling, opzetten communicatiestructuur, basis projectmanagement (standaard planning, WBS, werkpakketstructuur etc.) met bijbehorende tooling. Een project specifieke Relatics-omgeving met bijbehorende SharePoint en Teams inrichting.

Binnen no-time hadden we 6 van de 7 basis beheersaspecten (GROTICK) stevig onder controle. Alleen die ‘K’ kostte helaas wat meer tijd en werk. Het bestaande kwaliteitsmanagementsysteem was zo ‘hoog over’ dat het op de werkvloer als te theoretisch werd ervaren. We kennen het wel, ‘binnen’ en ‘buiten’ lijken wel twee verschillende talen te spreken. Hetgeen op strategisch niveau bedacht was en goed zou moeten werken sloot operationeel simpelweg niet aan.

Is dat niet gewoon een kwestie van opvoeden?  
Nee natuurlijk niet! Met nieuwe tools of op andere manieren leren werken vraagt meer dan wat pedagogische ‘trucs’. Veel van deze vaklui, het goud van de organisatie, hebben er meer dienstjaren opzitten dan het aantal levensjaren van sommige managers. Ze weten heel goed wat ze moeten doen, zijn expert in hun vakgebied en voelen vaak perfect aan op welke manier, waar bijgestuurd moet worden om iets te corrigeren en goede kwaliteit te leveren. Ze worden helaas vaak onvoldoende meegenomen in een verandering van hun eigen werkwijze. Er is een proces dat al veel nieuwe elementen bevatte (t.b.v. aantoonbaarheid bijv.) gedigitaliseerd voordat men goed en wel begrijpt wat ze moeten doen en waarom. De veranderingen volgen elkaar gewoonweg te snel op en worden vaak top-down geïnitieerd. Hierdoor verandert onduidelijkheid in weerstand en verliest ook een goed initiatief snel zijn draagvlak. En het bizarre is, dit speelt bij zowel opdrachtnemer als opdrachtgever.

Hoe dan wel?
Natuurlijk hebben we niet alle wijsheid in pacht, maar we hebben wel de overtuiging dat een bottom-up implementatie gebaseerd op ‘fun, focus en simplicity’ het beste werkt. We hebben dus een systeem ontwikkeld waarbij de keuringen gekoppeld aan project specifieke eisen in Relatics worden samengevoegd met de bedrijfs- en fase specifieke keuringen die altijd al gedaan zouden moeten worden. De invulling hiervan gebeurt samen met werkvoorbereiders, uitvoerders, voormannen e.d. Zij weten als geen ander waar, welk product, op welk moment aan zou moeten voldoen. In dit systeem worden vervolgens de betreffende keuringen aan de juiste personen gekoppeld en in ‘Jip-en-Janneke taal’ om specifieke input en vastlegging gevraagd. Denk dan bijvoorbeeld aan:


Beste voorman,

Van kabel XXX moet vandaag bocht Y worden ingemeten (deze moet een minimale buigstraal van 93cm hebben). Gebruikt u hiervoor aub deze werkinstructie en hier vindt u een korte foto-instructie om de waarden op een juiste manier vast te leggen. Voeg de gemaakte foto’s hier toe en stuur deze keuring met deze knop ter goedkeuring door naar de uitvoerder. 

Vriendelijk bedankt.

 

Het systeem is ‘onder de motorkap’ erg complex en vraagt het nodige aan planmatig organiseren van de projecten. De manier van werken is vervolgens juist bijzonder intuïtief. Er zijn geen specifieke ‘kwaliteitsborgers’, ‘controleurs’ of toezichthouders meer nodig. De mensen in het veld krijgen de training en instructies die zij nodig hebben om hier zelf mee te kunnen werken. Hierdoor neemt hun eigenaarschap toe en is kwaliteit beter geborgd. Kijk. Dat noemen wij twee vliegen, in één klap 😊.

Hoe nu verder?
Omdat cultuur hierin centraal staat, beginnen we met het herbenoemen van de rol. Op die manier kunnen we deze invulling echt met een frisse start beginnen. Vooralsnog heeft de rol de werktitel ‘Projectnavigator’ gekregen maar wat het definitief moet gaan worden beslissen we graag samen. We zijn nu met deze processen en systemen aan het proefdraaien en hebben o.a. de volgende ontwikkelingen nu lopen:

  • Verzamelen ‘best practices’/ vastleggen ‘lessons learnt’…
  • Verdere integratie met overige systemen (denk o.a. aan MS Project, Power BI, 4PS, BIM),
  • Vergroten van het kwaliteits- en veiligheidsbewustzijn (aanvullende trainingen, workshops e.d.),
  • Planmatig werken in de voorbereiding
  • Verdere integratie van QA/QC in de gehele keten, OG/ON maar ook OA/LEV,
  • En nog veel meer…

Doen jullie iets vergelijkbaars, kunnen we van elkaar leren, herkennen jullie deze uitdaging, hebben jullie behoefte aan verandermanagement of kwaliteitsborging bel!

Nieuws

Gerelateerd:



Wilt u meer weten
of informatie?



PRO6 managers werkte al samen met: