Een tijd geleden hebben wij het concept ‘Kwalitijd’ geïntroduceerd. Geen typefout, maar een samenvoeging van kwaliteit en tijd. Twee factoren die naar onze mening onmisbaar zijn voor een fijne samenwerking. De rode draad binnen projecten is namelijk dat we kwalitatieve diensten leveren binnen de afgesproken tijd. Wanneer dit in balans is, kunnen we écht met elkaar samenwerken en op elkaar vertrouwen. Het is een overtuiging die voortkomt uit ons motto Samen Beter Bouwen. De afgelopen maanden hebben wij tijd genomen om dit concept verder uit te werken. Hierbij was de belangrijkste vraag: Hoe bereik je dat nu concreet?

We kwamen tot de conclusie dat inzicht in de samenwerking van essentieel belang is. Wat verstaan we onder de samenwerking? Wat houdt het in? Welke verwachtingen zijn er over en weer? Pas als we het daar als team over eens zijn, kunnen we het ook inzichtelijk maken. De belangrijkste pijlers om dit te toetsen zijn: eisen, tijd, budget en organisatie. Met het concept ‘Kwalitijd’ faciliteren we een organisatie waarmee kwaliteit (eisen), planningsmijlpalen (tijd) en financiën (budget) worden geborgd. Maar wat houden deze begrippen eigenlijk in? Dat leggen we uiteraard aan je uit!

Kwaliteit

Wanneer het op kwaliteit aankomt toetsen wij grondig op de eisen die behoren tot de belangrijkste risico’s. In praktijk zien we dat opdrachtgevers vaak te veel kwaliteitseisen stellen aan een project. Dit kan al snel leiden tot boekwerken vol proceseisen, extra toezicht en een overkill aan kwaliteitscontroles. Waarom zouden we voor de proceseisen (hoe iets uitgevoerd moet worden) niet ‘gewoon’ vertrouwen op het vakmanschap en de verantwoordelijkheid van de aannemer? Het wordt makkelijker wanneer we het verifiëren van een eis zien als een middel voor kwaliteitsborging. Vanuit dat oogpunt controleren wij of we het doel, kwaliteitsborging, ook kunnen bereiken met minder proceseisen.

Tijd/ Planning

Kwaliteit moet binnen de afgesproken tijd geleverd worden. Een planning is hierbij cruciaal. Natuurlijk hebben wij planningsexperts die betrouwbare en flexibele planningen kunnen opzetten, maar gaandeweg werden we ons steeds bewuster van het feit dat de planning onderdeel moet zijn van het hele projectteam. Iedereen is daarbij betrokken. Het doel van de planning is dan ook het inzichtelijk maken hoe we ervoor staan. Niet alleen het tijdpad en de voortgang, maar nog belangrijker is het inzichtelijk maken van de risico’s. Voortdurende afstemming met de teamleden en verantwoordelijken van de activiteiten is hierbij cruciaal.

Geld

Betalingsafspraken en budgetten zijn een belangrijk onderdeel van elk project. Hier wil je geen misverstanden over laten ontstaan en daarom wordt het vooraf helder uiteengezet en gedurende het project goed bijgehouden. Wanneer je kwaliteit levert binnen de gestelde termijn is er geen noodzaak meer tot overhaaste crash-acties om deadlines te halen. Ook zullen de faalkosten drastisch afnemen als er op tijd wordt geleverd (tijdgebonden kosten) en iedereen tevreden is over de kwaliteit (geen herstelkosten, geen extra toezicht, geen overkill aan kwaliteitscontroles). Wanneer kwaliteit geleverd wordt, betaal je met plezier een eerlijke prijs voor goed werk.

Organisatie

Meer vertrouwen ontstaat niet vanzelf. Een heldere organisatiestructuur met duidelijk rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden biedt uitkomst. Vanuit PRO6 managers hebben wij altijd extra aandacht voor het menselijk aspect en houden we van korte lijnen. Als holacratische organisatie vinden wij transparantie heel normaal. Dit maakt het gesprek over de ‘harde kant’ binnen het project eenvoudiger en geeft een helder inzicht in de samenwerking.

Koppeling

Dat brengt ons terug bij het fundament van ‘Kwalitijd’: inzicht in de samenwerking. Hoewel we alle onderdelen los van elkaar besproken hebben, zijn ze onlosmakelijk met elkaar verbonden. ‘Kwalitijd’ richt zich op de samenhang en de koppeling tussen deze aspecten. Denk hierbij aan de impact op het budget wanneer de planning verschuift. Of de impact op de borging van kwaliteit wanneer een vakman uit de organisatie vertrekt. Om ‘Kwalitijd’ in de praktijk te brengen hebben we daarom systemen nodig die deze informatie kunnen koppelen.

Informatiesysteem

Het opzetten van een informatiemanagement systeem met meerdere software tools kan een koppeling tussen alle informatie maken. Een informatiemanagement systeem beheert en managet de informatie om de organisatie doelstelling te behalen. Tijdens onze sessies kwamen we tot de conclusie dat iedereen op het juiste moment, de relevante en actuele informatie beschikbaar moet hebben. In de praktijk blijkt dit vaak nog een hele klus te zijn. In de bouw worden onderdelen vaak onnodig vaak dubbel gedaan. Dat vergroot de kans op fouten. Het doel is om de informatie tijdens de bouw en levenscyclus op de juiste plek te hebben staan, zodat iedereen slimmer en efficiënter kan samenwerken. Maar het mag geen bureaucratie worden en ten koste gaan van de gebruiker van de systemen. Hoe we dat willen bereiken?

1. Een systeem inrichten vanuit de gebruiker en zorgen voor een prettige invoer van informatie. Het is hierbij belangrijk dat er gebruik wordt gemaakt van software die bekend en in gebruik is. Zo zal een planner niet in Relatics werken, maar zijn planning maken in Primavera.
   
2. De informatie-uitwisseling beperken tot de essentie. De uitwisseling van te veel informatie kan leiden tot slome systemen en chaos. Slimme koppelingen tussen de software zorgt ervoor alleen noodzakelijke informatie wordt gekoppeld. Hierbij geldt: Wie heeft welke informatie nodig en op welk moment?
   
3. De informatie moet makkelijk inzichtelijk zijn voor de gebruiker. Visualisatie staat hierbij voorop. Denk hierbij aan de aantrekkelijke grafieken in PowerBI. Deze kunnen in grote lijnen een helder beeld schetsen.

Meedenken

In de komende periode werken we het concept van Kwalitijd weer verder uit. Heb jij nog ideeën of wil je een keer met ons meedenken? Sluit je dan bij ons aan!

---